«Je länger die Absenz dauert, desto schwieriger wird die Rückkehr»

Krankheits- und unfallbedingte Arbeitsausfälle stellen Betriebe vor organisatorische und menschliche Herausforderungen. Besonders wichtig ist, frühzeitig zu handeln und die Rückkehr an den Arbeitsplatz sorgfältig vorzubereiten. Thomas Pfiffner, Leiter der IV-Stelle Graubünden, und Natalie Plaukovits, Versicherungsmedizinerin beim Regionalen Ärztlichen Dienst Ostschweiz, beantworten Fragen, worauf Arbeitgebende bei längeren Absenzen, Arbeitsunfähigkeitszeugnissen und der Wiedereingliederung achten sollten – und weshalb der Blick auf die vorhandenen Fähigkeiten entscheidend ist.

Was muss ich als Arbeitgeber berücksichtigen, wenn sich abzeichnet, dass ein Arbeitnehmender für einen längeren Zeitraum ausfällt?
Frühzeitig das Gespräch mit dem Arbeitnehmenden und dem behandelnden Arzt suchen, Kontakt halten, Versicherungen prüfen und ivolvieren, Arbeitsunfähigkeit dokumentieren und frühzeitig Möglichkeiten einer Teil-Arbeitsfähigkeit oder Wiedereingliederung abklären. Je länger die Absenz dauert, desto schwieriger wird die Rückkehr. Je nach Vertrauensbasis möglichst transparent gegenüber dem Team kommunizieren, ohne Datenschutzverletzung zu begehen. Idealerweise informiert der betroffene Mitarbeiter seine Arbeitskollegen selber, denn nur weil jemand Arbeitsunfähig geschrieben ist, heisst dies nicht zwingend, dass die Person nicht einmal für eine Teamsitzung in den Betrieb kommen kann, um seine Arbeitskollegen zu treffen.

Was muss ich berücksichtigen, wenn der Mitarbeitende teilweise während dem Ausfall Arbeiten erledigen möchte?
Im gegenseitigen Einverständnis ist eine Arbeitsaufnahme trotz vorliegendem Arbeitsunfähigkeitszeugnis möglich. Voraussetzung dafür ist, dass die Arbeit den Beschwerden des Arbeitnehmenden angepasst ist und dass sie den Heilverlauf nicht negativ beeinflusst. Wichtig dabei ist, dass sich Arbeitgebende das Einverständnis des behandelnden Arztes einholt. Zudem kann es sinnvoll sein, das Vorgehen vorgängig mit dem zuständigen Kranken- oder Unfallversicherer zu besprechen und allenfalls eine schriftliche Bestätigung dafür einzuholen. Umfang und Tätigkeiten sollten klar vereinbart und dokumentiert werden.

Wer muss informiert werden und welche Fristen gelten?
Je nach Situation sind Vorgesetzte, HR, Krankentaggeldversicherung, Unfallversicherung und gegebenenfalls die IV zu informieren. Eine Früherfassung bei der IV ist sinnvoll, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger dauert oder gefährdet erscheint. Arbeitgebende sind explizit auch berechtigt, eine IV-Früherfassung bei der IV-Stelle zu melden, sie sollten aber den Arbeitnehmenden über die erfolgte Meldung informieren. Bestimmte Fristen gibt es dafür nicht mehr. Früher konnte man eine Früherfassungsmeldung erst nach 30 Tagen Absenz machen, dies wurde aber 2022 abgeschafft).

Welche Pflichten haben Mitarbeitende bei einer Arbeitsunfähigkeit?
Arbeitnehmende müssen die Arbeitsunfähigkeit umgehend melden, Arztzeugnisse einreichen, den Genesungsprozess unterstützen und im zumutbaren Rahmen an Eingliederungsmassnahmen mitwirken.

Welche gesetzlichen Pflichten hat der Arbeitgeber?
Lohnfortzahlungspflichten, Fürsorgepflicht, Sicherstellung des Datenschutzes, Schutz der Gesundheit und Prüfung zumutbarer Eingliederungsmöglichkeiten.

Welche Aufgaben haben Vorgesetzte während eines längeren Ausfalls?
Kontakt halten, Wertschätzung zeigen, Rückkehrgespräche führen, zumutbare Anpassungen des Arbeitsplatztes oder der Arbeitsorganisation planen und die Zusammenarbeit mit HR, Versicherern und Ärzteschaft unterstützen. Da im Alltag oft das Team den Ausfall kompensieren muss, sollten die Vorgesetzten auch das Team einbinden, ohne dabei eine Datenschutzverletzung zu begehen, was in der Praxis oft eine grosse Herausforderung darstellt. Gegebenenfalls und nach Möglichkeit sollten die Vorgesetzten für Entlastung des Teams sorgen (z.B. durch Einsatz von Aushilfen oder Reduktion der Arbeitsmenge), um eine Kettenreaktion von weiteren Krankheitsausfällen zu vermeiden.

Wie kann gefördert werden, dass die Person möglichst rasch am Arbeitsplatz zurückkehrt?
Die Rückkehr sollte einerseits möglichst rasch, andererseits aber auch schrittweise und ressourcengerecht erfolgen, damit keine Überforderung entsteht oder Rückfälle passieren. Niederschwellige Rückkehrmöglichkeiten schaffen, im Rahmen derer der Arbeitnehmende noch keine volle Leistung erbringen muss (z.B. Arbeitsversuch). Da in dieser Phase der Dialog zwischen Arbeitgebendem und Ärzteschaft besonders wichtig ist, empfiehlt es sich, das reWork-Profil von Compasso, ein Verein des Schweizerischen Arbeitgeberverbandes, einzusetzen.

Was ist dieses reWork-Profil?
Das reWork-Profil ist ein benutzerfreundliches und kostenloses Online-Tool, das im Idealfall gemeinsam von Arbeitgebendem und Arbeitnehmendem, gegebenenfalls auch durch den Arbeitgebenden alleine, ausgefüllt wird. Es dokumentiert die körperlichen und psychischen Anforderungen sowie die Rahmenbedingungen am Arbeitsplatz. Auf dieser Grundlage kann anschliessend der behandelnde Arzt Aussagen über die Einsetzbarkeit des Mitarbeitenden machen. Es dient der Kommunikation mit der Ärzteschaft, ohne dass diese die ärztliche Schweigepflicht verletzen. Es ist zu finden unter: https://rework.compasso.ch/.

Wie wird mit Datenschutz und Vertraulichkeit umgegangen bei Arbeitsausfällen?
Gesundheitsdaten sind besonders schützenswert. Arbeitgeber dürfen nur jene Informationen bearbeiten, die für das Arbeitsverhältnis notwendig sind. Bei der Kommunikation mit dem Team ist darauf zu achten, dass nur jene Informationen transparent gemacht werden, für die der Arbeitsnehmende sein Einverständnis gegeben hat. Im Austausch mit der Ärzteschaft empfehlen wir den Einsatz des reWork-Profils.

Was ist bei Krankheitszeugnisse zu beachten?
Das Zeugnis bestätigt grundsätzlich nur die Arbeitsunfähigkeit bzw. Arbeitsfähigkeit. Es sollte zeitnah eingereicht werden und nachvollziehbar sein. Idealerweise wird in einem Arbeitsunfähigkeitszeugnis auf die Anwesenheitszeit und die Leistungsfähigkeit eingegangen, was aber in der Praxis leider von den Ärzten immer noch selten gemacht wird.

Welche Angaben darf ein Krankheitszeugnis enthalten?
Name des Patienten, Dauer und Grad der Arbeitsunfähigkeit sowie gegebenenfalls Hinweise zur Teil-Arbeitsfähigkeit. Diagnosen dürfen grundsätzlich nicht aufgeführt werden.

Welche Informationen dürfen Arbeitgeber nicht verlangen?
Diagnosen, detaillierte medizinische Befunde oder Angaben, die für das Arbeitsverhältnis nicht erforderlich sind.

Was kann ich machen, wenn ich das Gefühl habe es handelt sich um ein Gefälligkeitszeugnis. Darf ich ein zweites Zeugnis einverlangen?
Bei begründeten Zweifeln kann ein vertrauensärztlicher Untersuch geprüft werden. Die Kosten trägt in der Regel der Arbeitgebende. Oft ist dieser Weg aber nicht zielführend. Konstruktiver (und kostengünstiger) wäre es zuerst, vom behandelnden Arzt ein reWork-Profil ausfüllen zu lassen. Der vertrauensärztliche Untersuch sollte das letzte Mittel sein, wenn kein Dialog zwischen Arbeitgebendem und behandelndem Arzt möglich ist.

Wann kann ein vertrauensärztliches Gutachten verlangt werden?
Wenn begründete Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit oder an deren Umfang bestehen. Die Arbeitgebenden haben das Recht, eine vertrauensärztliche Zweitmeinung einzuholen. Der Arbeitnehmende kann jedoch dazu nicht gezwungen werden. Damit Streitigkeiten vermieden werden können, wird empfohlen, dies im Arbeitsvertrag oder -reglement konkret zu regeln, da die vertraglichen Bestimmungen zwischen Arbeitgebenden und der Versicherung nicht automatisch auch für Arbeitnehmende rechtswirksam sind. Auch haben Arbeitgebende gemäss geltender Praxis das Recht, die Vertrauensärztin, den Vertrauensarzt für Arbeitnehmende zu bestimmen. Es wird jedoch empfohlen, den Arbeitnehmenden eine Auswahl (zwei oder mehr) zu geben. Eine Weigerung der Arbeitnehmenden, sich einer vertrauensärztlichen Untersuchung zu unterziehen, hat zur Folge, dass seine Arbeitsunfähigkeit unter Umständen nicht mehr belegt werden kann. Dies kann arbeitsrechtliche Konsequenzen, bis hin zu einer Kündigung, haben.

Was ist bei Teil-Arbeitsunfähigkeiten und Krankheitszeugnisse zu beachten?
Nicht nur das Pensum (Anwesenheitszeit), sondern auch die Leistungsfähigkeit und die konkret möglichen Tätigkeiten sind entscheidend. Instrumente wie das reWork-Profil unterstützen diese Beurteilung.

Wann sollte ein Case Management oder eine externe Unterstützung beigezogen werden?
Bei komplexen Fällen, psychischen Erkrankungen, längeren Absenzen oder wenn mehrere Akteure koordiniert werden müssen. Wenn das Vertrauensverhältnis beeinträchtigt ist oder der Arbeitgeber keine Kapazitäten für die Fallführung hat empfiehlt sich ebenfalls der Einsatz eines Case Managements oder dein Beizug der IV.

Was ist bei der Wiedereingliederung zu beachten?
Sie sollte frühzeitig, schrittweise und ressourcenorientiert erfolgen. Der Arbeitsplatz und die Aufgaben müssen an die verbleibenden Fähigkeiten angepasst werden. Offenheit, Transparenz, Möglichkeit, Schwierigkeiten anzusprechen sind wichtige "weiche Erfolgsfaktoren". Das offene Ansprechen allfälliger Grenzen unterstützt die Krankheitsverarbeitung, -akzeptanz und -bewältigung. Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor stellt eine enge Zusammenarbeit der beteiligten Akteure (Arbeitgebender, Arbeitnehmender, Ärzteschaft, Sozialversicherungen) dar. Mehr über diese Zusammenarbeit kann auf der Website rework-gr.ch nachgelesen werden.

Wann ist auch einer Wiedereingliederung zu verzichten?
Wenn aus medizinischer Sicht keine Belastbarkeit / Stabilität besteht oder eine Rückkehr an den bestehenden Arbeitsplatz oder zum bestehenden Arbeitgebenden den Gesundheitszustand wesentlich verschlechtern würde. Auch ein zerrüttetes Vertrauensverhältnis am Arbeitsplatz kann eine Wiedereingliederung sehr stark beeinträchtigen. Eine Studie der SWICA aus dem Jahr 2022 hat ergeben, dass 57 Prozent aller psychisch bedingten Arbeitsunfähigkeiten durch Konflikte am Arbeitsplatz ausgelöst wurden. Vor einer Rückkehr wäre es daher gegebenenfalls sinnvoll, zuerst diesen allfällig vorhandenen Konflikt anzugehen.

Wann soll mit der Wiedereingliederung begonnen werden?
So früh wie möglich. Wenn machbar bereits während der Arbeitsunfähigkeit mit ersten Gesprächen und der Planung einer schrittweisen Rückkehr beginnen. Schrittweise kann auch bedeuten, dass der Arbeitnehmende in der ersten Woche nur zur Kaffeepause erscheint und dann sehr niedrigprozentig in 10- oder 20-Prozent-Schritten, wieder einsteigt. Sobald eine minime Grundstabilität vorhanden ist, vorerst ohne Druck / Verantwortung, zum Beispiel mittels Arbeitsversuch.

Wie wird die Arbeitsfähigkeit beurteilt?
Die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit ist eine sehr anspruchsvollste ärztlichen Aufgabe, die an der Schnittstelle zwischen Medizin und Arbeitsrecht angesiedelt ist. Sie basiert nicht primär auf der Diagnose, sondern auf den konkreten funktionellen Auswirkungen einer Erkrankung auf die konkret ausgeübte berufliche Tätigkeit. Eine Person kann schwer krank sein und dennoch arbeitsfähig bleiben. Umgekehrt kann eine relativ kleine gesundheitliche Einschränkung in einem bestimmten Beruf zu einer vollständigen Arbeitsunfähigkeit führen.Insbesondere im versicherungsmedizinischen Kontext (z. B. Krankentaggeld, IV oder Unfallversicherung) wird zunehmend ein ressourcenorientierter Ansatz verfolgt. Im Mittelpunkt steht die Frage: Welche funktionellen Fähigkeiten sind vorhanden und welche konkreten Anforderungen des Arbeitsplatzes können damit erfüllt werden? Das rework-Profil funktioniert nach diesem Ansatz. Dadurch wird die Arbeitsfähigkeit nachvollziehbarer und objektiver beurteilt als allein anhand der Diagnose. Gerade bei  psychischen Erkrankungen oder chronischen Schmerzen ist eine strukturierte Beschreibung der funktionellen Leistungsfähigkeit häufig aussagekräftiger als die Diagnose selbst. Deshalb werden heute standardisierte Instrumente und funktionelle Einschätzungen zunehmend als Ergänzung zur klinischen Beurteilung eingesetzt.

Welche Unterstützungsmöglichkeiten bietet die Invalidenversicherung (IV)?
Die Unterstützungsmöglichkeiten der IV sind vielfältig: Früherfassung, Frühintervention, Integrationsmassnahmen, Arbeitsvermittlung, Arbeitsversuche, Hilfsmittel, Beratung und Begleitung sowie weitere Eingliederungsmassnahmen. Was manchmal zu Irritationen bei den Arbeitgebenden führt, ist die Tatsache, dass für die IV die versicherte Person, also der Arbeitnehmende der primäre Kunde ist. Selbstverständlich sind die Arbeitgebenden, zusammen mit der Ärzteschaft, für die IV überaus wichtige Partner und in diesem Sinne ebenfalls "Kunden", aber der Auftrag der IV ist die Vermeidung von Invalidität bei der versicherten Person.

Welche Rolle hat die direkte Führungskraft bei der Eingliederung?
Sie ist Schlüsselperson für den Arbeitsplatzerhalt, hält den Kontakt, plant Anpassungen und schafft ein unterstützendes Umfeld. Dies gegebenenfalls mit Unterstützung der IV, wie beispielsweise durch den Einsatz eines Job Coaches, den die IV finanziert. Eine weitere wichtige Rolle der direkten Führungskraft ist das Management des Teams, in dem der betroffene Arbeitnehmende tätig ist. Wir erachten es als wichtig, dass das Team die Wiedereingliederung eines Arbeitskollegen auch mitträgt.

Wie wird das Team auf die Rückkehr vorbereitet?
Durch möglichst transparente Kommunikation, unter Wahrung des Datenschutzes, durch klare Rollen und realistische Erwartungen. Am besten ist es, wenn die betroffene Person im Team selber über ihre Situation berichtet, so kann sie selber entscheiden, wie viel sie Preis geben will und es passiert keine Datenschutzverletzung. Ausserdem schafft es in der Regel Goodwill im Team, wenn die betroffene Person selbst den Mut hat, sich im Team zu äussern.

Was ist zu tun, wenn die Wiedereingliederung nicht wie geplant funktioniert?
Wiedereingliederungen funktionieren oft nicht wie geplant. Gerade bei psychischen Erkrankungen ist mit Rückschlägen zu rechnen. Das gehört zum Prozess und darauf sollte man sich von Anfang an auch einstellen. Die Situation ist dann jeweils neu zu beurteilen, der Wiedereingliederungsplan ist anzupassen und bei Bedarf sollten weitere Fachstellen oder Versicherungen, auch die IV, beigezogen werden. In engem Austausch mit den beteiligten Akteuren zu bleiben ist der Schlüssel zum Erfolg.

Welche Erfolgsfaktoren sind für eine nachhaltige Rückkehr entscheidend?
Frühes Handeln, lösungsorientierte Zusammenarbeit aller beteiligten Akteure, ressourcenorientierte Arbeitsfähigkeitsbeurteilung, offene Kommunikation und schrittweise Wiedereingliederung, was viel Geduld erfordern kann. Zudem: Begleitung und Unterstützung der direkt vorgesetzten Führungsperson und des Teams. Aaron Antonovsky, der Begründer der Salutogenese, sagte: Was Menschen trotz hoher Belastung gesund hält, ist das Erleben von Handhabbarkeit. Das Gefühl: Ich habe Ressourcen. Ich kann einwirken. Ich bin nicht ausgeliefert.